日本人は会議しすぎなんや。
時間節約するためにも、会議はバックレてみることも有効やで。
みなさんは社内会議に真面目に出席していますか？
パーソル研究所の調査によると、メンバー層で3.1時間、係長級で6時間、部長級で8時間を毎週社内会議に費やしています。また、企業規模が大きいほど管理職の会議時間が増える傾向にあるそうです。これを年間の時間に拡大推計すると、メンバー層で154時間、部長級では434時間を超えるそうです。
注意してほしいのは、この時間に、顧客・クライアントなどの社外関係者との打ち合わせは入っていないということです。
営業担当の場合は、社内会議よりもクライアントとの商談が本業のはずです。社内会議の生産性をいかに上げていくかを考える事は、売上げ拡大のためにも重要です。
私は「無駄な社内会議」に呼ばれる事が非常に多かったですが、今ではなるべく会議に出ない事を心がけており、基本的に繁忙期以外は定時退社をしてきました。
そこで今回は「無意味・無駄な会議の回避方法」を解説していきます。
【会議は無視】無意味・無駄な会議の回避方法を解説
まず、無駄な会議とは一体どのようなものなでしょうか？
日頃の会議でこのように感じることはないでしょうか。
- 「会議が終わっても何も決まっていない」
- 「終了時間がいつも延びている」
- 「些細な議題でも会議を開いている」
無駄な会議の原因はいくつか挙げられますが、大まかには上の3つが要因となっています。
本来の会議では企業や経営の方向性を決めたり、よいアイデアや意見が生まれることが多く、仕事を進める上で果たす役割は十分あります。
では、どのようにすれば無駄な会議を減らせるのでしょうか？
ムダな会議の減らし方を解説
目的のない会議
慣例としておこなわれている定例会議や、報告会議などがあると思います。
意見交換して決めるべき議題がない場合は思い切って会議をなくすべきです。
そもそも、メールで情報共有すれば会議を開かなくてもいい場合があるかもしれません。何かを決定しなければいけないという目的がない会議であれば、他に代用できる方法に切り替えてみると、生産性の向上が見込めるでしょう。
参加しなくてもいいメンバーがいる
会議に不要なメンバーが参加していることも多いです。
もし、参加メンバーに発言の機会がない場合、そのメンバーは「話を聞いているだけ」、つまり「あとでメールなどで情報共有」すればこと足りるわけです。
会議をする際には、参加する社員を検討した上で、参加メンバーを決めるようにしましょう。
また、会議にかかるコスト（人件費）を概算でも良いので算出してみるのも一つの手段です。
議題が未定、アジェンダがない
会議が始まってから、議題を考え始める主催者がいますが、これほどタチの悪い会議はありません。
議題が決まっていないと、会議の方向性を決めるのにも時間がかかります。
会議に出席する前に、会議の目的や会議の方向性をしっかり確認してから、出席するかどうか決めましょう。
終了時刻が未定
議論が白熱して1時間のはずが、2時間も経っていたという経験は多くの方がされているのではないでしょうか。
いつまでたってもいい案が出ないからといって、ただ座っているような会議は意味がありません。
会議が進まない時間、あるいは延長された時間をなくすことが会議の無駄を省くことになります。
ちなみに、会議の１時間後に別の予定を入れることで、長時間巻き込まれないように工夫することも有効です。
欠席すべき会議とは？また、ムダな会議の見極め方とは？
「会議を出席すべきか、欠席すべきか判断に迷う場合はどのようにすれば良いの？」といった疑問をお持ちの方もいるでしょう。
欠席すべき会議の判断基準は以下の３つです。
- 会議で発言する機会がない（もしくは、同じ部署の人間が出席している）
- 参加人数が10人を超えている
- 90分以上の会議
正直なところ、少しでも「意味ないな」と思ったら会議を思い切って欠席しましょう。
無駄な会議は、無駄を助長させるだけです。
会議の上手な断り方は？
無駄な会議に出たくないと思っても、なかなか思い通りにはいきませんよね。
そんなときに使える会議の上手い断り方をお伝えします。
会議自体を取りやめるよう説得する
会議の準備がしっかり整っておらず、ブレインストーミングや情報共有などが主の場合は、主催者に懸念を伝えてみましょう。
「たいへん興味深い議題ですね。ただ、私たちの状況を鑑みると、この段階で実りある話し合いができるかどうか、確信が持てません。会議をもっと後にして、現場部門にもう少し進めてもらってから、改めて集まるということは可能でしょうか？」
「会議の内容を見る限り、情報提供が目的のようですね。会議を招集する代わりに、要旨をお送りいただくというのは可能でしょうか？」
他の誰かを推薦してみる
会議は重要だが、なるべく出たくない場合は、他の誰かを推薦するべきです。このような文章を主催者に伝えてみましょう。
「これは意思決定が必要な会議なので、このチームの代表者としては私の上司のほうが適切と思われます」
「会議のご連絡ありがとうございます。ただ、現時点では私ではお力になれるとは思えません。差し支えなければ、私の代理として○○を出席させます」
部分的に出席する
部分的に会議に出席する価値があると判断した場合、その部分だけ参加するという選択肢もありえます。
「会議のご連絡ありがとうございます。ぜひ議論に加わりたいと思います。同じ時間帯に他の会議も入っているため、その後は退席をお許しください
【まとめ】ムダな会議を思い切って欠席しよう！
最初は多少のカルチャーショックを引き起こすかもしれないし、上司から怒られるかもしれません。
しかし、会議の出席で本来の仕事ができず連日残業続きの人も多いと思うので、これを実現できれば誰もがすぐにあなたのやり方を称賛し真似をするようになるでしょう。
無駄な会議を回避することで、あなたの仕事時間や作業効率は確実にUPします。
無駄な会議を欠席して、効率良く仕事をしていきましょう。